Podpis elektroniczny jest odpowiednikiem tradycyjnego, własnoręcznego podpisu służącym do podpisywania dokumentów tworzonych i przechowywanych w formie elektronicznej.

Do korzystania z bezpiecznego podpisu kwalifikowanego niezbędna jest karta kryptograficzna, czytnik kart kryptograficznych, oprogramowanie, certyfikat kwalifikowany podpisu elektronicznego.

Wcześniej należy dokonać weryfikacji tożsamości osoby będącej posługiwać się kwalifikowanym podpisem, na przykład w naszym Punkcie Potwierdzania Tożsamości, Łódź, ul. Nastrojowa 12 m. 23 (można zamówić wizytę do siedziby firmy lub inny wskazany adres). W przypadku udzielania pełnomocnictwa dla reprezentanta podmiotu należy także potwierdzić oryginalność potrzebnych dokumentów.

18 września 2001 jego zastosowanie określiła stosowna ustawa sejmowa ogłoszona w Dzienniku Ustaw z dnia 15 listopada 2001 roku.

Od 21 lipca 2008 roku stosowanie podpisu elektronicznego w rozliczeniach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych jest obowiązkowe dla wszystkich podmiotów zatrudniających więcej niż pięć osób. Również mniejsi płatnicy, korzystający z teletransmisji danych, będą musieli zastosować się do nowych przepisów.

Ustawa z dnia 13 czerwca 2008 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne zmienia artykuł 60, przedłużając możliwość korzystania z podpisu elektronicznego niekwalifikowanego, wydawanego przez ZUS do 20-07-2008 roku, wyłącznie do rozliczeń z ZUS, do końca trwania jego ważności (maksymalnie 12 miesięcy). W tym okresie można korzystać z obu podpisów zamiennie. ZUS nie może wydawać nowych certyfikatów ani przedłużać aktualnych. Nie będą również wydawane nowe w przypadku straty certyfikatu.